決算のあとに開く定時株主総会の議事録のひな形です。株主が社長お一人の会社でも毎年必要な書類ですが、年に一度のことなので、前の年の書き方を思い出すところから始めることになりがちです。
そこで、定時総会でよく決める議案をあらかじめ並べて、日付や数字を書き入れれば形になるようにしました。
このひな形に入っているもの
- 冒頭の表：日時、場所、発行済株式の総数、議決権を行使することができる株主の数とその議決権の数、出席株主の数とその議決権の数、出席した取締役、出席した監査役、議長、議事録の作成に係る職務を行った取締役、招集手続（招集通知を発送・株主全員の同意により省略）
- 議事の経過の要領及びその結果（開会と定足数の確認）
- 報告事項：事業報告の内容の報告
- 第1号議案：計算書類（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）の承認
- 第2号議案：取締役の選任（任期満了による重任の文例）
- 第3号議案：取締役の報酬額の決定（月額・年額を選んで、総額の上限を決め、配分は取締役に一任）
- 閉会、作成日、議長・代表取締役（議事録作成者）と出席取締役の記名押印欄
使い方
- 日時・場所・株主の数と議決権の数・出席した役員の名前を書き入れ、使わない議案は削除して下さい。剰余金の配当などを決める場合は、同じ形で議案を足します。
- 決議の欄は「満場一致」と「出席株主の議決権の過半数の賛成」から、当てはまるほうの□に印を付けます。
- 株主が社長お一人の会社や、株主全員が出席する場合は、招集の通知を出さずに開くことができます。そのときは「招集手続」の行で、省略のほうの□に印を付けて下さい。
- 監査役がいない会社は、「出席した監査役」の行を削除します。
- 会場に来ずにオンラインなどで出席した役員や株主がいる場合は、その出席の方法も「場所」の欄に書き添えます。
注意して頂きたいこと
株主総会議事録には、開催の日時と場所、議事の経過の要領と結果、出席した役員の氏名、議長の氏名、議事録を作成した取締役の氏名などを書くことが、会社法で決められています。作った議事録は、総会の日から10年間、本店に備え置きます。
取締役の任期が満了して同じ方を選び直した（重任）場合も、2週間以内に登記が必要です。登記に使うときは、株主リストもあわせて用意します。会社法上は署名押印の義務はありませんが、登記に使う場合は押印が必要になることがあるため、記名押印する形にしています。
役員報酬を変える場合、法人税では、原則として事業年度が始まってから3か月以内に改定しないと、経費として認められないことがあります（2026年10月時点）。報酬の金額と時期は税理士さんに、登記の手続きは司法書士さんに確認して下さい。
※ 法律・税金に関する内容は、2026年10月時点の一般的なものです。個別の事情によって扱いが変わりますので、実際の判断は税理士・司法書士など専門家に相談して下さい。
あわせて使いたい書類
株主総会の手続きや、役員の管理に使う書類も、会社の手続き・会議・社内規程の書式にそろえています。
- 株主総会議事録（臨時総会）
- 株主全員の同意書（招集手続の省略）
- 役員報酬の株主総会決議と取締役決定の文例
- 役員任期の管理表
ひとつだけお願いしたいのは、取締役の任期がいつ切れるのかを、議事録とは別に控えておくことです。重任の登記を忘れると、過料の対象になることがあります。一人の会社ほど、気づくきっかけがありません。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。議事録の本文と、説明用のページの順に入れています。印刷するときは、議事録のページだけを選んで下さい。
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