事務所の賃貸借、リース、保守、システムの利用など、会社は思っている以上に多くの契約を抱えています。困るのは、自動で更新される契約の予告期限を過ぎてしまい、もう使っていないものの契約が、もう1期続いてしまうことです。
このひな形は、契約ごとの終了日と予告期限を一覧にして、期限が近いものを知らせる台帳です。
目次
このひな形に入っているもの
- 期限が近いとみなす日数（はじめは60日）と、確認が必要な契約の件数（自動）
- 明細（記入例の行と18行）：契約名、相手先、契約日、期間の終了日、自動更新（あり・なし）、予告期間、単位（日・か月）、予告期限（自動）、金額（円）、支払条件、保管場所（紙か電子か）、担当者、状態（契約中・終了）、確認（自動）、備考
- 「確認」の表示：期限を過ぎています、期限が近い、終了が近い、期間が終わっています
- 表示のある行を赤い太字にする表示と、見出しの絞り込み（フィルター）
使い方
- 契約を結んだら、契約名・相手先・契約日・終了日・自動更新の有無を書きます。
- 契約書に「期間満了の○か月前まで」「○日前まで」とあるときは、予告期間と単位を入れます。予告期限は、終了日から予告期間をさかのぼった日として自動で出ます。
- 上の「期限が近いとみなす日数」を変えると、「確認」の列に表示が出始める時期を調整できます。
- 自動更新された契約は、新しい期間の終了日に書き換えて下さい。書き換えないと「期限を過ぎています」の表示が残ります。
- 契約が終わったときは、行を消さずに、状態を「終了」にします。
注意して頂きたいこと
予告は「その日までに相手に届くこと」と決めている契約も多くあります。台帳の予告期限ぎりぎりに動くのではなく、数日の余裕をみて準備して下さい。
この台帳は、期限を見落とさないための控えです。解約の条件など契約の中身は、必ず契約書の原本で確かめて下さい。
あわせて使いたい書類
印鑑の使用記録や、内容証明などの郵便の記録に使う台帳も、社内の申請・総務の書式にそろえています。
- 印鑑管理簿
- 郵便物受発信簿
- 稟議書
正直なところ、契約は結ぶときより、やめるときのほうが手間がかかります。結んだその日に台帳へ1行書いておくことが、何年か後の自分を助けてくれると考えています。
ダウンロード
Excelファイル（.xlsx）です。「（例）」の行は記入例ですので、お使いになるときは消すか上書きして下さい。色の見方と使い方は、最後の「このひな形について」のシートで説明しています。
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