免責事項
- 本書式は、一般的な内容をもとにした参考例であり、すべての場合にそのまま使えることを保証するものではありません。
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- 契約や税務など重要な内容は、専門家にご相談のうえ、ご自身でご判断下さい。
退職した元社員から「退職証明書を出して欲しい」と頼まれたときに、会社が交付する書類です。次の勤め先に出すためなど、頼まれる理由は様々です。「請求」の欄で求められた項目を確かめながら、ワードのテンプレートに書き入れて下さい。
退職証明書には、本人が求めた事項だけを書く、という決まりがあります。このひな形は項目ごとに「請求」の欄を設けて、どの事項を証明したのかがひと目で分かるようにしました。
このひな形に入っているもの
- 日付、宛名、事業所の所在地・名称、使用者の職氏名と押印欄
- 本文「あなたからのご請求に基づき、下記の事項について、相違ないことを証明します」
- 証明する事項の表（請求欄つき）：使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金（退職時の月額と内訳）、退職の事由
- 退職の事由の選択肢：自己都合、会社の勧奨、定年、契約期間の満了、移籍出向、その他、解雇
- 解雇の理由の欄（就業規則の該当条項と、具体的な事実）
- 請求のあった事項だけを証明している旨の注記
使い方
- 請求のあった項目の「請求」欄に○を付け、その項目だけを記入します。請求のない項目は、空欄のままにするか斜線を引きます。
- 退職の事由は、あてはまるものを一つ選んで□に印を付けます。
- 解雇の場合で、本人から理由の証明も求められたときは、「解雇の理由」の欄に就業規則の条項と、その条項に当たるとした具体的な事実を書きます。理由の証明を求められていなければ、この欄は書きません。
- 使用者の欄には、代表者などの職名と氏名を書いて押印します。
注意して頂きたいこと
ファイルの説明では、労働基準法22条により、退職した方から請求があったときは遅滞なく交付する必要があり、本人が請求していない事項を書き入れてはいけない、としています。よかれと思って項目を書き足すことだけは避けて下さい。
退職からしばらくたってから請求されることもあります。在籍中の記録を保管しておけば、あわてずに対応できます。
この証明書は、ハローワークの手続きで使う「離職票」とは別の書類です。離職票は、雇用保険の資格喪失の手続きとあわせて用意します。書き方や請求への対応で迷うときは、労働基準監督署か社会保険労務士さんに確かめて下さい。
※ 法律に関する内容は、2026年10月時点の一般的なものです。個別の事情によって扱いが変わりますので、実際の判断は弁護士・社会保険労務士など専門家に相談して下さい。
あわせて使いたい書類
退職や在籍の証明にかかわる書類も、人事・労務の書式に置いています。
私は、証明書は聞かれたことにだけ正確に答える書類だと考えています。辞めた方への気持ちがどうであれ、書き足しも書き漏らしもしないことが、会社にとっても相手にとっても公平だと思います。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。証明書の本文は1ページで、最後に説明用のページがついています。
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