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社員やパートさんが欠勤したときに、あとから出してもらう届出書のひな形です。急な休みは誰にでもありますが、「何日休んだのか」「有給休暇にするのか」が記録に残っていないと、給与を計算するときに困ります。
このWord（ワード）のテンプレートは、欠勤した日と理由に加えて、有給休暇への振替の希望や、休みの連絡をいつ・誰に入れたかまで残せる形にまとめました。
このひな形に入っているもの
- 日付、宛名
- 承認・確認・受付の押印欄
- 「記」の欄：欠勤した日（から〜まで、日数）、理由、有給休暇への振替（希望する・希望しない）、診断書など（添付する・後日提出する・なし）、連絡した相手、連絡した時刻と方法（電話・メール・メッセージ・その他）、休み中の連絡先
- 所属、氏名、押印欄
- 有給休暇への振替と、診断書の扱いについての注記
使い方
- 宛名は、届出を受け取る方（代表者や所属長など）の役職と名前に書き換えて下さい。
- 欠勤した日は「から〜まで」と日数で書きます。1日だけのときは、同じ日付を入れて頂ければ足ります。
- 有給休暇への振替と診断書などは、□に印を付ける形です。
- 「連絡した相手」と「連絡した時刻と方法」は、休みの連絡が入っていたかどうかの記録になります。あとで確かめたいときに役に立つかと思います。
- 振替を認めるかどうかや、診断書の扱いは、会社の就業規則に合わせて、下の注記を書き換えて使って下さい。
注意して頂きたいこと
欠勤を年次有給休暇に振り替えられるかどうか、特に休んだあとからの振替を認めるかどうかは、会社の運用（就業規則など）で決まります。注記にもそう書いていますので、会社の決まりに合わせて文面を直して下さい。
理由の欄には、病気のことなど、人に知られたくない事情が書かれることもあります。そのため注記には「差し支えのない範囲でご記入下さい」と入れました。出してもらった欠勤届は、他の方の目に触れない場所に保管して下さい。
就業規則の決め方や、欠勤した日の給与の扱いで迷うときは、社労士さんに一度相談しておいて下さい。
※ 労務に関する内容は、2026年10月時点の一般的なものです。個別の事情によって扱いが変わりますので、実際の判断は社労士さんなど専門家に相談して下さい。
あわせて使いたい書類
休みや勤務時間にかかわる届出も、社内の申請・総務の書式にそろえています。
休みの連絡を受けた日に、届出の用紙を渡すのは、少し言い出しにくいものです。書く欄が決まっていれば、必要なことだけを伝えれば済みます。この届出を、休んだ人を責めるための書類にすることだけは避けて下さい。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。届出書のページと、説明用のページの順に入れています。印刷するときは、届出書のページだけを選んで下さい。
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