社員がお休みを取るとき、いつからいつまで、どんな種類の休暇なのかを会社に伝えるための届出書です。
小さな会社では口頭で済ませることも多いかと思います。ただ、紙に残しておくと、有給休暇の日数の管理や、休み中の業務の段取りがしやすくなります。
このひな形は、承認する側の押印欄と、会社が書き込む事務記入欄までを同じ用紙に入れました。受け取った書類を、そのまま記録として保管できる形です。
Contents
このひな形に入っているもの
- 日付と宛名、承認・確認・受付の押印欄
- 休暇の種類：年次有給休暇、慶弔休暇、特別休暇、その他
- 取得の単位：全日、半日（午前・午後）、時間単位（何時何分から何時何分まで）
- 期間と日数
- 理由（任意）
- 休暇中の連絡先、業務の引継ぎ・代理の方
- 所属・氏名と押印の欄
- 事務記入欄：有給休暇の残日数（取得前・今回・取得後）
用紙の下には、年次有給休暇に理由が要らないことと、半日・時間単位や特別休暇の種類は会社の定めによることを、注意書きとして入れています。
書き方のポイント
- 宛名は、承認する人（代表者や所属長）の役職と名前に書き換えます。
- 休暇の種類と取得の単位は、当てはまるものにチェックを入れて使います。
- 引継ぎ・代理の方の欄を埋めておくと、休みの間に取引先から連絡があっても、対応が止まらずに済みます。
- 事務記入欄は、会社の側で有給休暇の残日数を書き留めるための欄です。申請する本人が書く欄ではありません。
- 期間の欄には、開始日と終了日のほか、曜日と日数も書けます。土日をまたぐときは、実際に休む日数を書くと、残日数の計算と合わせやすくなります。
- 休暇中の連絡先は、急ぎの確認が必要になったときのためのものです。書く内容は、本人と相談して決めて下さい。
気をつけたいこと
年次有給休暇の取得に、理由を書く必要はありません。そのため、理由の欄は「任意」としています。慶弔休暇や特別休暇など、会社が内容を確かめる必要がある休暇のときに書いてもらう欄として使って下さい。
半日や時間単位での取得を認めるかどうか、特別休暇にどんな種類があるかは、会社ごとの就業規則などで決まります。ひな形の選択肢は、自社の定めに合わせて書き換えて下さい。
※ ここに書いた内容は2026年10月時点の一般的なものです。有給休暇の付与や管理のルールで迷うときは、社会保険労務士さんなどの専門家に相談して下さい。
あわせて使いたい書類
社内の申請で使う書類もほかに用意しています。必要に応じて使って下さい。
ひとつだけお願いがあります。有給休暇の理由を書かないと受け付けない、という運用だけは避けて下さい。理由の欄をわざわざ「任意」にしているのは、そのためです。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。最後のページは説明用なので、印刷するときは本文のページだけで足ります。
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