打合せが終わってしばらくすると、何が決まったのか、誰が何をやることになったのか、記憶はあいまいになっていきます。
このひな形は、話し合った中身を細かく書き残すことよりも、「決まったこと」と「次にやること」を見落とさないことを優先して組み立てました。社内の会議にも、取引先との打合せにも使えます。
Contents
このひな形に入っているもの
- 承認・確認・作成の押印欄
- 会議の名称、日時、場所、出席者、欠席者、記録者
- １．議題と議論の要点（No・議題・議論の要点の表）
- ２．決定事項（No・決まったこと・備考の表）
- ３．宿題（No・内容・担当・期限・済の表）
- ４．次回の予定（日時・場所・主な議題）
- そのほか・連絡事項の欄
書き方のポイント
- 会議の名称・日時・場所・出席者は、会議の前に書いておきます。当日は議論の記録に集中できます。
- 議論の要点は、発言を一言一句書き写すより、結論に至った理由が分かる程度にまとめると、読み返しやすくなります。
- 決定事項と宿題は、会議の終わりに読み上げて、その場で確認します。あとで「そんな話だったかな」という食い違いが起きにくくなります。
- 宿題には担当と期限を必ず入れて下さい。終わったものは「済」の欄で消し込んでいくと、次の会議で進み具合を確かめやすくなります。
- 会議の資料は、議事録の後ろに添えるか、ファイルの名前を備考に書いておきます。
- 次回の予定は、その場で日時と主な議題まで決めて書き込んでおくと、日程の調整をやり直す手間が省けます。
欠席者の欄を設けているのは、議事録を誰に回せばよいかを分かりやすくするためです。欠席した方にも、決定事項と宿題は共有しておいて下さい。次の会議が始めやすくなります。
気をつけたいこと
会社法にもとづく株主総会や取締役会の議事録は、このひな形の対象ではありません。法律で記載する事項が決まっている会議の記録には、それぞれ専用の書式を使って下さい。書き方で迷うときは、司法書士さんなどの専門家に相談して下さい。
議事録は、次の会議の前に、できれば数日のうちに出席者へ送っておくのがよいと思います。取引先との打合せの記録は、条件の確認として後から見返すこともあります。送ったものは保管しておいて下さい。
出席者以外の方の個人的な事情など、記録に残す必要のない内容は書かないで下さい。
あわせて使いたい書類
打合せの前後でやりとりする書類も、同じカテゴリにまとめています。必要に応じて使って下さい。
正直なところ、議事録は上手に書くことより、早く送ることのほうが効くと私は思っています。決定事項と宿題の欄だけでも埋めて、記憶が新しいうちに出席者へ回して下さい。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。最後の説明ページは、印刷のときに外して使って下さい。
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