FAXで書類を送るときに、1枚目につける送付状のひな形です。取引先や役所、管理会社さんとのやりとりでは、今もFAXを使う場面が残っています。表紙がないと、受け取った方は誰からの何の書類なのかを、すぐには判断できません。
このひな形は、受け取った方が用件と枚数をひと目で確かめられるように、項目を絞って文字を大きめにしました。
目次
このひな形に入っているもの
- タイトル（FAX送付状）と日付
- 宛先（会社名・氏名）、FAX番号
- 差出人（会社名・氏名）、差出人の連絡先（FAX・TEL）
- 送付枚数（この送付状を含めた枚数）、件名
- 「お願い」のチェック欄：至急、ご返信をお願いします、ご確認ください、ご検討ください、ご回覧ください、受信後にお電話ください
- 通信欄（ご連絡事項）
- 枚数が違うとき・読み取りにくいとき・誤って受け取ったときのお願いの一文
使い方
- 宛先・FAX番号・差出人・送付枚数を書き込みます。送付枚数は、この送付状を含めた枚数です。
- 文字は大きめのゴシック体にしてあります。FAXは細い線や小さな文字がかすれやすいので、手で書き込むときも、濃いペンで大きめに書いて頂くと読みやすくなります。
- 「お願い」の欄は、当てはまるものの□に印を付けます。
- 通信欄には、用件を短く書きます。長くなるときは別の紙に書いて、この送付状と一緒に送って下さい。
注意して頂きたいこと
送る前に、FAX番号をもう一度見直して下さい。番号を一つ押し間違えるだけで、書類は別の相手に届きます。個人の情報やお金にかかわる書類を送るときは、特に慎重に確かめて頂きたいと思います。
送付状の下には、誤って受け取った方に、連絡と書類の破棄をお願いする一文を入れています。万一のときに、相手の方にどうして頂きたいかを伝えておくためのものです。
あわせて使いたい書類
書類を送るときや、取引先とのやりとりで使う書類も、社外文書の書式にそろえています。
- 送付状
- 取引先リスト
- メール署名と定型文集
正直なところ、FAXは送ったあとに取り消せないところが一番怖い道具だと思っています。送付状を書いたら、送信ボタンを押す前に、番号をもう一度だけ声に出して読んでみて下さい。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。送付状のページと、説明用のページの順に入れています。印刷するときは、送付状のページだけを選んで下さい。
フォーマットのご提供：大家のプーさん（無断での複製・転載を禁じます）
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