契約書や請求書などを郵送するとき、封筒を開けた方が最初に目にするのが送付状です。誰から何が届いたのか、何部入っているのか、返送が要るのかがひと目で分かるだけで、受け取った方の手間はずいぶん減ります。
このひな形は、お仕事のやりとりにも、個人の方との書類のやりとりにも使えるように作りました。
目次
Contents
このひな形に入っているもの
1ページ目が送付状の本体で、2ページ目に文面の差し替え例をつけています。
- 日付、宛名、差出人の会社名・住所・電話番号・担当者
- 表題「書類送付のご案内」と、拝啓・敬具の本文
- 記書きの表：No、書類名・品名、部数、備考（5行）
- 送付日、送付の方法（郵便・宅配便・持参・その他）
- ご返送の欄（不要／返送をお願いする場合はその期限）
- 連絡先（担当・電話・メール）と、備考・ひとことの欄
- 2ページ目：親しい取引先へ、個人の方へ、署名・押印して返送してもらうときの3つの文例と、送る前の確認
書き方のポイント
- 宛名は、会社や部署に宛てるときは「御中」、個人に宛てるときは「様」です。両方を重ねて書かないようにして下さい。
- 表に書いた書類と部数が、封筒の中身と合っているかを、封をする前に確かめます。
- 返送してほしいときは、返送の欄にチェックを入れて期限を書きます。切手を貼った返信用の封筒を同封すると、相手の手間が減ります。
- 書類は、送付状を一番上にして重ね、封筒に入れます。
- かたい文面がそぐわない相手には、2ページ目の文例を本文に差し替えて使います。2ページ目は送りません。
- 署名・押印をしてもらって送り返してほしい書類があるときは、2ページ目の3つ目の文例を使い、返送の期限を本文と返送の欄の両方に書いておくと伝わりやすくなります。
差出人の欄には、問い合わせを受ける担当者の名前を入れておいて下さい。受け取った方が、誰に連絡すればよいかで迷わずに済みます。
気をつけたいこと
送付状そのものは、法律で形が決まっている書類ではありません。ただ、契約書や個人情報を含む書類を送るときは、書留や追跡できる配送など、送った記録が残る方法を選び、送付日を控えておいて下さい。
送付状に、送った書類の中身（金額や個人の情報など）を細かく書き写す必要はありません。書類名と部数が分かれば足ります。
あわせて使いたい書類
社外とのやりとりで使う書類も、ほかにいくつかそろえています。
送付状は、封筒を開けた相手に最初に届くあいさつだと私は思っています。かたい定型文のままでも失礼にはなりませんが、備考の欄に一言添えるだけで、受け取った側の印象はやわらぎます。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。2ページ目の文例と最後の説明ページは、印刷するときに外して下さい。
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