大きな支出や新しい契約を決める前に、目的・金額・見込める効果とリスクを書き出して、承認を得るための書類です。このひな形は1枚で書ける量にまとめ、決裁の結果まで同じ用紙に残せるようにしました。
決めたときには理由がはっきりしていても、時間がたつと「なぜそうしたのか」は思い出せなくなります。書いて残しておく意味は、そこにあります。
Contents
このひな形に入っているもの
- 起案・確認・承認・決裁の押印欄
- 件名、起案者（所属・氏名）、起案日、決裁希望日
- 金額（税込）と、一回のみ・月額・年額の区分
- 相手先
- 目的と内容、理由と効果、リスクと対策
- 添付資料（見積書・契約書（案）・カタログ・仕様書・その他）
- 決裁の結果：承認・条件をつけて承認・見送り、条件・コメント、決裁日
書き方のポイント
- 件名・金額・相手先を書き、目的と内容、理由と効果、リスクと対策を短く書き添えます。細かな説明は添付資料に任せて要点だけにしておくと、読む人が判断しやすくなります。
- 金額は税込で書き、一回きりの支出か、月額・年額で続く支出かに印を付けます。
- 決裁希望日には、いつまでに決めてほしいかを書きます。発注や契約に期限があるときは、その日から逆算して、余裕のある日にしておいて下さい。
- 見積書などの資料は、この書類の後ろに付けて回します。付けたものにチェックを入れて下さい。
- 上の押印欄は、会社の承認の流れに合わせて、Wordの表の文字を書き換えて使って下さい（例：起案、課長、部長、代表）。
- 決裁した人は、結果と条件、決裁日を書き入れます。
気をつけたいこと
どの金額から稟議書を回すかは、会社であらかじめ決めておいて下さい。基準があいまいだと、回すかどうかで迷う時間が増えます。小さな備品の購入は、購入申請書で済ませる方法もあります。
一人で経営している会社でも、大きな支出や契約の前に理由と判断を書き残しておくと、あとで融資や税務について説明するときの記録になります。小さな会社ほど、この使い道が大きいかと思います。
条件をつけて承認したときは、その条件を「条件・コメント」の欄に具体的に書いておくと、起案者が次に何をすればよいかがはっきりします。
稟議書の決裁は、社内で決めたことの記録です。相手先との取り決めの中身は、契約書などであらためて確かめて下さい。
あわせて使いたい書類
社内の申請や、決めたことの管理に使う書類も用意しています。
- 購入申請書
- 出張申請書
- 契約書管理台帳
私は、お金と契約の最終判断こそ、慌てずに決めたいと考えています。決める人が一人でも、決める前に理由を書き出すと、勢いで決めていないかを自分で確かめられます。稟議書は、そのための1枚として使って頂ければと思います。
ダウンロード
Wordファイル（.docx）です。稟議書の本文は1ページで、その後ろに説明用のページがついています。
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