交通費精算書のひな形（Excel）｜「往復」を選ぶと運賃を2倍で自動計算

電車やバスの交通費を、1か月分などまとめて精算するための書類です。運賃を1回分だけ入れておけば、往復か片道かを選ぶだけで金額が出ます。

移動のたびに1枚ずつ書くのは手間がかかります。ICカードの履歴を見ながら、まとめて書き写す使い方を考えて作りました。

このひな形に入っているもの

• 承認・確認・担当の押印欄
• 申請者、申請日、対象の期間
• 明細20行と記入例の行：日付、目的（訪問先など）、出発地、到着地、交通手段、往復・片道、運賃（1回分）、金額
• 合計（精算する額）と備考欄
• 表の下の「この表の使い方」

書き方のポイント

• 対象の期間には、まとめて精算する移動の最初の日と最後の日を書きます。
• 交通手段は、電車・バス・新幹線・タクシー・飛行機・その他から、プルダウンで選びます。
• 運賃の欄には1回分の金額を入れます。「往復」なら2倍、「片道」なら1回分がそのまま金額になります。
• 行きと帰りで運賃が違うときは、行を分けて、それぞれ「片道」で入れて下さい。経路を変えて帰ったときも同じです。
• 目的の欄には、訪問先や用件を短く書いておいて下さい。あとで見返したときに、何のための移動だったかが分かります。
• タクシーなど領収書が出るものは、領収書を添えて提出します。
• 合計が精算する額です。申請者と申請日を書き、承認の欄に押印をもらいます。

気をつけたいこと

シートには、消費税の仕入税額控除にかかわる「公共交通機関の特例」の注意書きを入れています。電車・バス・船などの運賃で、1回の取引が税込3万円未満のものは、帳簿に特例を使った旨を書いておけば、領収書や請求書を保存していなくても控除を受けられる、という内容です（2026年10月時点）。切符をまとめて買ったときは、その合計で判断します。

タクシーや飛行機はこの特例の対象にならないため、領収書の保存が要ります。どの移動がどちらに当たるか、帳簿にどう書けばよいかは、税理士さんに確かめておいて下さい。

この精算書の明細は、帳簿をつけるときの資料にもなります。提出されたものは、経理で保管しておいて頂きたいと思います。

※ 税金に関する内容は、2026年10月時点の一般的なものです。個別の事情によって扱いが変わりますので、実際の判断は税理士など専門家に相談して下さい。

あわせて使いたい書類

ほかの立替えや、出張・通勤にかかわる書類も用意しています。あわせて使って頂けます。

• 経費精算書
• 出張旅費精算書
• 通勤経路届

ダウンロード

Excelファイル（.xlsx）です。「このひな形について」のシートに、入力のしかたとご利用の条件を書いています。はじめに一度ご覧頂けるとうれしいです。

ダウンロード（Excel）

ほかの書式はこちら

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